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Qual importância de um mapa de cotações?

Atualizado: 10 de Jan de 2018

Se você não sabe como fazer um mapa de cotações ou não conhece a importância dessa ferramenta no processo de compras, talvez tenha perdido muito dinheiro sem nem mesmo perceber.


Um mapa de cotação tem como principal objetivo eliminar desperdício, proporcionando uma visão estratégica de como realizar melhor as compras e garantir transparência na transação, protegendo todos os envolvidos (empresa e comprador).


Os principais objetivos de um mapa de cotações.


Atualmente as empresas buscam ferramentas praticas e otimização do tempo nas tarefas realizadas, evitando assim a complexidade nos processos desenvolvidos. Portanto as técnicas utilizadas nos mapas de cotações devem se encaixar no mesmo ambiente, mantendo a simplicidade e a rapidez no trabalho sem deixar de lado o seu potencial nas tomadas de decisões.


Citaremos abaixo, os três principais objetivos de um mapa de cotação:


01 - Transparência nas compras.

Cabe a empresa manter o seu ambiente o mais protegido possível eliminando qualquer brecha para “manobras” de compradores/funcionários “mais espertos”. Em se tratando de trabalho o profissionalismo tem que falar mais alto e regras precisam ser estabelecidas (e cumpridas).


Uma das regras que garantem uma boa compra é a transparência no processo. O quanto mais detalhado e visível o que o comprador está fazendo melhor para a empresa (e para o comprador também). Inibindo brindes ou favorecimentos de vendedores. É preciso defender os interesses da empresa que é quem está pagando o investimento.


Com o mapa de cotações os responsáveis pela aprovação da compra vão poder enxergar os porquês das escolhas. Entenderão que as preferências são justificadas no documento, seja por melhor preço, prazo de entrega ou condição de pagamento.


02 - Redução de custos.

É incrível o poder que um mapa de cotações tem no impacto dos investimentos da empresa.

Obviamente, nem sempre a melhor proposta é o menor preço. Em alguns casos, a necessidade de reposição do produto é maior ou simplesmente a condição de pagamento não favorece. Esses detalhes são percebíveis e são julgados na hora de tomar a decisão de compra. Escolher qual melhor condição de compra vai depender muito da necessidade da empresa no momento.


03 - Tomadas de decisões com maior segurança e facilidade.

Diante de um documento que lhe apresente diversas possibilidades, fica muito mais fácil escolher as melhores ofertas de compra. Como comentado antes, a empresa vai poder analisar quais parâmetros lhe atende melhor no momento (preço, prazo de entrega ou condição de pagamento). As decisões de compras precisam se aliar as estratégias da empresa. .

Com a análise do mapa de cotações fica muito mais tranquilo o trabalho que precisa ser feito. O papel de um bom gestor de compras é apresentar o máximo de possibilidades possíveis à empresa para agilizar o processo, garantir melhores ofertas e disponibilidade do material.

Analisando os preços do mapa de cotações.

Após preencher a planilha, chegou a hora de analisar os dados e fazer os destaques nos itens e fornecedores que apresentam os menores custos e melhores condições.

Para uma primeira analise, sugerimos apenas destacar os itens de menor preço. Caso a empresa sinalize que deve ser considerado como melhor opção o prazo de entrega ou a condição de pagamento então deve-se destacar com outro padrão de cor.


Fique atento para:

  1. O prazo para a entrega da proposta atende o cronograma da obra?

  2. Qual a data para o primeiro pagamento em caso de compra parcelada?

  3. O financeiro está ciente e de acordo com essas datas de pagamentos que foram negociados?

Por fim, quem tem o poder de decisão? É para essa pessoa que essas informações precisam chegar. O mapa de cotações vai fazer o seu papel de auxiliar na tomada de decisão e o responsável por autorizar a compra vai poder enxergar a transparência no processo e os caminhos possíveis.


Por que pagar mais caro se você pode pagar mais barato e ter os mesmos resultados?

Disponibilizaremos aqui um mapa de cotações modelo, para download!


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